Produktivität erhöhen – Tipps gegen Prokrastination

Kennst Du das? Es ist spät am Abend und Du hast das Gefühl, dass Du (mal wieder) nicht das geschafft hast, was Du heute eigentlich schaffen wolltest. Wenn Du Deine Produktivität erhöhen möchtest, bist Du hier genau richtig!

Hinweis: Zu diesem Beitrag haben wir eine passende Episode in unserem Podcast. Du kannst sie hier hören (oder direkt zu Spotify gelangen):

Die Kehrseite der Produktivität: Wie entsteht Prokrastination?

Prokrastination beschreibt einen Teufelskreis: Durch das Aufschieben von Dingen wächst nicht nur der Druck, sondern auch die Unzufriedenheit mit der eigenen Leistung. Dinge aufzuschieben erfolgt oftmals dadurch, dass Aktivitäten mit kurzfristiger Belohnung vorgezogen werden. Oder warum müssen Studenten in der Prüfungsphase auf einmal ganz dringend ihre Wohnung putzen?

Paradoxerweise schieben Betroffene selbst unter zunehmenden Druck die wichtigen Aktivitäten weiter auf und  beeinträchtigen ihre Produktivität immer stärker. Sie flüchten durch Ablenkung vor der Realität. Das Gefährliche an der chronischen „Aufschieberitis“ ist, dass Betroffene durch den Kontrollverlust Schritt für Schritt ihr Selbstvertrauen einbüßen – ein Prozess, der mit der Zeit an Fahrt gewinnt.

Da jedoch jeder – auch ein sehr strukturierter Mensch – auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren muss, bedürfen wir nicht nur guter Produktivität sondern auch Flexibilität in unserem Alltag. Unser Ziel sollte in Anlehnung an David Allens Selbstmanagementklassiker Getting Things Done folgender Zustand sein: „A mind like water“ – was nichts anderes bedeutet, als angemessen auf Ereignisse in unserem Leben zu reagieren. Doch wie kannst Du diesen Zustand erreichen?

A mind like water

Produktivität: Was sind die 5 Stufen des Workflow-Managements?

Du möchtest Deine Produktivität erhöhen? Dann kommt jetzt der wichtige Teil: Zum Einstieg in ein funktionierendes Selbstmanagement, also die Basis Deiner Produktivität, stelle ich Dir die 5 wichtigsten Bestandteile von David Allens Methode vor.

1. Sammeln

Alle Informationen, Aufgaben und Ideen müssen in einem vertrauenswürdigen System erfasst werden. So hast Du das Gefühl, dass Dir nichts mehr durch die Lappen geht. Folglich kannst Du Dich psychisch entspannen. Allen schlägt hierfür physische Behälter vor, in die Du alles Ungeklärte, z. B. auf Post-its inkl. Datum, hineinwirfst.

2. Verarbeiten

Das Verarbeiten der Inhalte Deines In-Baskets bedeutet nichts anderes als den konkreten nächsten Handlungsschritt pro Aufgabe zu bestimmen. In Deinem In-Basket (Postkorb) könnte z. B. die Idee landen, in ca. 3 Monaten ein Familientreffen zu veranstalten. Der konkrete nächste Schritt könnte darin bestehen, eine Doodle-Umfrage für das genaue Datum im Familien-Chat zu platzieren.

3. Organisieren

Organisieren bedeutet in diesem Zusammenhang, die konkreten Schritte nach Kontext – sowohl räumlich als auch das Medium betreffend – zu organisieren: z. B. Besorgungen, Büro, Telefonate für die Pendelstrecke, Zuhause, Agenda (für Personen und Meetings) etc. So weißt Du immer, was Du aktuell angehen kannst/möchtest.

Der Computer macht es Dir hier nicht unbedingt einfacher, weil Du sowohl Privates als auch Berufliches bequem damit erledigen kannst. Die Bestimmung fixer Zeitfenster für Privates und Berufliches können Dir bei diesem Dilemma helfen und sichern somit Deine Produktivität.

4. Durchsehen

Das Durchsehen dient dazu, Dein Ablagesystem zu aktualisieren und den Überblick zu behalten. Im Wochenrhythmus vieler Menschen bietet sich eine wöchentliche Durchsicht am Freitagnachmittag an. Zu diesem Zeitpunkt sind die Ereignisse der Woche noch präsent, und Du kannst durch Abarbeiten oder bewusstes Verschieben mit einem freien Kopf in Dein wohlverdientes Wochenende starten.

5. Handeln

Einfach machen. Aber je nach Kontext genau das, was jetzt und in der für Dich richtigen Reihenfolge, Sinn ergibt.

Wie kannst Du Deine Produktivität bei Projekten erhöhen?

Egal, ob für Dich allein oder im Team – vieles, was Du in den 5 Stufen des Workflow-Managements gelernt hast, kannst Du für Deine Projektplanung verwenden. Zusammenfassen lassen sich die wichtigsten Schritte hierbei wie folgt.

1. Definieren von Zweck & Werten

Dieser Schritt ist insbesondere beim Projektbeginn notwendig, um Motivation für die Durchführung zu schöpfen und sich über den Fokus klar zu werden. Er hilft Dir außerdem, die Ressourcen sinnvoll zu verteilen und gilt als wichtigster Erfolgsfaktor für nachhaltige Produktivität bei der Teamarbeit.

2. Ergebnisvisualisierung

Ein Bild des optimalen Ergebnisses festigt das Verständnis bei Dir und allen Projektbeteiligten, wie die Realisierung am Schluss aussehen soll. So etwas zu erstellen, lohnt sich, um an schlechten Tagen Kraft zu schöpfen.

Eine gelungene Familienfeier

3. Brainstorming

Auch horizontales Denken genannt. Hier geht es ausnahmsweise nicht um Qualität, sondern nur um Quantität. Lass Deinem unvoreingenommenen Gedankenfluss freien Lauf und hebe Dir die Analyse und Organisation für später auf. Um das zu ermöglichen, bitte zu diesem Zeitpunkt nicht werten und kritisieren – weder bei Dir selbst noch bei Deinen Teamkollegen.

4. Organisieren

Auch vertikales Denken genannt. Jetzt geht es darum, Ideen zu verknüpfen und zu analysieren. Durch diesen Schritt gelingt es Dir, einen Plan zu erstellen, der sich umsetzen lässt. Zudem trennst Du hierdurch Wesentliches von Unwesentlichem.

5. Nächste Schritte

Das kennst Du schon aus dem Workflow-Management: Identifiziere sofort durchführbare Teilschritte und führe diese durch oder delegiere sie. Auch das konkrete Weiterplanen von Teilbereichen des Projekts kann ein nächster Schritt sein.

Praxistipps, um Deine Produktivität zu erhöhen

Um das Ganze übersichtlicher zu gestalten, wird im Folgenden zwischen zwei Dimensionen unterschieden – einem Außen und einem Innen.

Im Äußeren …

Marie Kondo lässt grüßen: Ein aufgeräumtes Inneres entsteht wesentlich leichter, wenn Du auch „im Äußeren“ – also Deinem Arbeitsplatz, Deinem Mail-Postfach usw. – aufgeräumt unterwegs bist. Hier ein paar ganz konkrete Tipps für Deinen Start in die Produktivität:

1. Verhaltensbeeinflussung durch Kleidung: Verzichte bei der Arbeit im Homeoffice auf Jogginghosen, aber zieh sie bewusst als Startsignal zum Sportmachen an.
2. Mach Dir selbst eine Freude am Arbeitsplatz durch hochwertige Arbeitsmittel, z. B. einen schönen Kalender oder Block, mit dem Du gerne arbeitest.
3. Räume richtig auf, d. h. von klein nach groß: Schreibtisch, Abstellflächen, Schränke & Regale, Boden & Wände.
4. Für diejenigen, die keinen elektronischen, sondern physischen In-Basket verwenden, gilt: immer nur eine Idee pro Blatt/Zettelchen.

Im Inneren …

Um auch geistig, also in Deinem Inneren „aufzuräumen“ und somit Platz für Deine wesentlichen Projekte zu schaffen, kann Meditation Dein persönlicher Gamechanger sein:

1. Lies für einen kleinen Einblick Martins Artikel zu Meditation.
2. Taste Dich mit kleinen Meditationen – z. B. á 5 Minuten – an das Ganze heran. Mir persönlich hat die App Headspace geholfen.
3. Räume der Meditation einen festen Platz in Deinem Alltag ein, damit es Dir leichter fällt, wirklich dranzubleiben. In meinem Fall: direkt nach dem Aufstehen nach meiner ersten Tasse Kaffee, aber noch vor dem Frühstück – funktioniert sehr gut.

Fazit zu Getting Things Done

• Wenn Du gerne liest, hole Dir Getting Things Done von David Allen.
• Verstehe, dass Organisation kein Selbstzweck ist, sondern Dir dabei helfen soll, genau das zu erledigen, was Du erledigen möchtest.
• Finde heraus, wo Deine Prioritäten liegen und plane Deine Zeit entsprechend. Nur so wird Produktivität kein Selbstzweck, sondern sinnstiftend, was Deine individuellen Vorhaben betrifft.
• Berücksichtige Deine persönlichen Bedürfnisse und passe Dein Selbstmanagement so an, dass es Dir guttut und für Dich funktioniert.
• Hab Spaß und nimm alle(s) nicht zu ernst.
• Weiterführend: Wie Du Deine Konzentration steigern kannst, erfährst Du im hinterlegten Artikel.

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

• Allen, David (Autor)

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Maxi Auerswald

Maxi ist Fachfrau in internationalem Management, spricht 5 Sprachen und liebt es, Konzepte in Frage zu stellen und sich ständig weiterzubilden. Sie kümmert sich um den wirtschaftlichen Erfolg sowie die Reichweite von SchnellEinfachGesund.

Zudem begeistert sich Maxi für Stimmbildung, (Wirtschafts- & Organisations-)Psychologie und sorgt mit ihren Beiträgen für Gedanken-Impulse.