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Zwölf erprobte Wege, um produktiver zu werden!

von Moritz Penne
produktiver werden mann am tisch mit laptop und kaffee

Zuletzt aktualisiert am 24. Oktober 2020 um 10:15

Wenn Du produktiver werden möchtest, ist dieser Artikel für Dich! Egal, ob Student, Büro-Athlet, Manager oder professioneller Kreuzworträtsel-Löser: Die Methoden sind immer die selben und universell anwendbar.

In unserer derzeitigen Gesellschaft wird es immer wichtiger, möglichst viel zu schaffen und mehr Leistung zu erbringen. Dadurch entsteht für viele Stress und der Erfolgsdruck wird immer höher.

Gleichzeitig ist die Ablenkung stärker als je zuvor: Werbung, ständige Verfügbarkeit am Handy, Push-Benachrichtigungen … wirklich konzentriert und produktiv arbeiten zu können, ist im Jahre 2020 eine Art “Superkraft” geworden!

Möchtest Du Zeit für Dinge haben, die Dir Spaß machen oder Deine Zeit effektiver nutzen, um erfolgreicher zu sein, ist es wichtig, dass Du Dir anschaust, wie Du produktiver sein kannst.

 

Produktiver werden – Warum sich das lohnt

Jeder kennt die Person in der Freundesgruppe, welche von einer Tätigkeit zur nächsten springt und immer auf Achse ist.  Diese permanente Unruhe kann nicht nur den Betroffenen selbst, sondern auch das direkte Umfeld stören. Diese Personen haben es oftmals schwer, sich wirklich an Dingen zu erfreuen und im Hier und Jetzt zu leben, da immer noch etwas “geschafft” werden muss. Kommt Dir das bekannt vor?

Diese Personen sind aktiv – aber nicht immer produktiv. Wären sie wirklich produktiv, könnten sie auch einmal einen Gang zurück schalten.

Wenn Du im Blick hast, welche der vielen Aufgaben wirklich wichtig sind und wie Du Deine Zeit realistisch einteilen kannst, kannst Du von mehreren Vorteilen profitieren:

 

Mehr Zeit

Sobald Du Deine Zeit effektiver nutzt und Dich besser auf einzelne Aufgaben fokussieren kannst, erhältst Du mehr Zeit. Mit höherer Produktivität lernst Du schneller und nachhaltiger, erreichst Deine Ziele früher und hast mehr Zeit für die Dinge, die Dir Spaß machen.

Außerdem hast Du Zeit für Dich und kannst Dich entspannen, anstatt weiter zu hetzen.

 

Mehr Erreichen

Der Umkehrschluss zum Erreichen des gleichen Ziels in kürzerer Zeit ist es, in der gleichen Zeit mehr zu erreichen. Besonders, wenn Du selbstständig oder Unternehmer bist, kommt es darauf an, wie wertvoll die Arbeit war, die Du in einer bestimmten Zeit geschafft hast und nicht, wie viel Stunden Du bei der Arbeit zugebracht hast.

Mit höherer Produktivität kannst Du Dein Gehalt erhöhen und qualitativ hochwertige Leistungen vollbringen. Und das gilt auch für Angestellte: Wird Deine Arbeit qualitativ hochwertiger und verbessert sich Deine Leistung, hast Du in einer Gehaltsverhandlung eine deutlich bessere Position, um eine Gehaltserhöhung zu verlangen.

 

Weniger Stress

Machst Du Dir klar, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, ist es deutlich einfacher, nach getaner Arbeit loszulassen und wirklich abzuschalten. Ellenlange To-Do Listen führen häufig dazu, dass Du Dich mit unwichtigen Aufgaben stresst, statt zu entspannen. Eine Prioritätenliste hilft Dir dabei, die wichtigen Sachen zu schaffen und den Stress zu reduzieren.

 

Die Grundlage: Guter Schlaf – ohne Schlaf geht nichts!

Die Tipps in diesem Beitrag zielen darauf ab, mehr in der selben Zeit zu schaffen. Es soll möglichst nachhaltig gehen, nicht auf Teufel-Komm-Raus und so, dass Du nach einem Jahr einen Burnout erleidest.

Guter Schlaf ist eine absolute Grundlage für alle Tipps in diesem Beitrag. Ohne guten und ausreichenden Schlaf und eien gute Schlafhygiene müssen wir gar nicht erst anfangen.

Also – siehe guten Schlaf bitte als Grundlage. Dazu haben wir zwei gute Beiträge hinterlegt.

Wenn Du früh aufwachst und nicht erholt und frisch bist, arbeite bitte zuerst an Deinem Schlaf. Das Ziel ist, nach 7-8 Stunden aufzuwachen und Dich wirklich fit zu fühlen – und nicht so, als wäre ein LKW über Dich gefahren. Du verstehst? 🙂

Produktiver und konzentrierter wirst Du damit ganz automatisch. Danach kannst Du gerne den Artikel weiterlesen und die Tipps umsetzen.

 

Zwölf Wege für mehr Produktivität

Damit Du mehr Zeit hast, Deine Ziele erreichst und mit weniger Stress durch Dein Leben gehst, habe ich Dir die 12 besten Wege für mehr Produktivität zusammengefasst:

 

Klarer Zeitplan

Eine weitestgehend gleichbleibende Struktur Deines Alltags mit Arbeits- und Pausenzeiten gibt Dir eine klare Orientierung und schafft Gewohnheiten. Erstelle daher am besten einen Zeitplan, an dem Du Dich orientieren kannst.

Nach 21 bis 66 Tagen hat sich Dein Gehirn an den Plan gewöhnt und Du musst nicht mehr über ihn nachdenken. Dies hilft Dir, weniger Entscheidungen zu treffen und Deine Gehirnkapazitäten für die wichtigen Dinge zu nutzen.

So kannst Du Dir einen klaren Zeitplan für Deinen Tag machen. Bei mir wäre das zum Beispiel:

  • 7 Uhr: Aufstehen, wichtigsten Aufgaben notieren, meditieren, Dankbarkeitstagebuch
  • 8 Uhr: Spaziergang, Sonne genießen, atmen
  • 9 Uhr: 3 Stunden an der wichtigsten Priorität des Tages arbeiten und die Aufgabe möglichst abschließen
  • 12 Uhr: Mittagspause, Handy einschalten und Nachrichten sowie Mails checken, weiterer Spaziergang
  • 13 Uhr: 4 h Block zum Arbeiten, Neues lernen, lesen
  • 17 Uhr: Sport treiben, bewegen, mit Freunden treffen, Musik machen, Beziehung
  • 20 Uhr: Abendbrot essen
  • 21 Uhr: Meditieren, Tag reflektieren, Zeit mit Freunden, Beziehung, lesen
  • 23 Uhr: schlafen gehen

Zusätzlich zur Tagesroutine kannst Du Dir Routinen für Kleidung, Essen und Sport zurechtlegen. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung und Du verschwendest keine Zeit am Kleiderschrank, vor dem Kühlschrank oder im Gym.

 

To-Do-Liste: Aufgaben planen und beenden

„Gib mir 6 Stunden, um einen Baum zu fällen und ich werde die ersten 4 mit dem Schärfen der Axt verbringen.“ (Abraham Lincoln)

Aufgaben zu planen, macht Dich deutlich produktiver und erleichtert Dir zu entscheiden, was wann zu tun ist. 10 Minuten Planung am Tag reichen aus, um Dir Stunden an zusätzlicher Arbeit zu sparen.

Ein Plan gibt Dir, ähnlich wie der Zeitplan, eine grobe Orientierung und hilft Dir dabei, nicht wie ein kopfloses Huhn durch den Tag zu rennen.

Beim Lernen erleichtert Dir ein Lernplan das Vorgehen und motiviert Dich, mit kleinen Erfolgsetappen dran zu bleiben. Das Gleiche gilt für den Arbeitsplatz oder als Unternehmer, um den nächsten Milestone zu erreichen.

Nimm dazu ein Blatt Papier (oder ein Post-It) und schreibe Dir auf, welche Aufgaben heute (und in den kommenden Tagen) zu erledigen sind.

Hast Du Dir Deine Aufgaben erstellt und sie in Zwischenziele gegliedert, kannst Du sie Deinen Zeitplan einbauen. Allerdings ist das Erreichen der Zwischenziele wichtiger als die Einhaltung des Zeitplans.

Bist Du mit einer Aufgabe fast fertig, überziehe den Zeitplan und bring sie zu Ende, damit sie in Deinem Kopf abgeschlossen ist.

 

A-B-C-D bzw. die Eisenhower Matrix

Nachdem Du Deinen Plan mit zu erledigenden Aufgaben geschrieben hast, kommt der nächste Schritt: Die A-B-C-D-Matrix.

Eine A-B-C-D Matrix gibt Dir einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben, welche Du priorisieren solltest und solche, die unwichtig sind und nur Zeit fressen.

A – dringend & wichtig B – nicht dringend & wichtig
C – dringend & unwichtig D – nicht dringend & unwichtig

In die obere Zeile schreibst Du die wichtigsten Aufgaben und entscheidest, ob sie dringend sind oder nicht:

  • Beispiele für A wäre bei Studenten eine Seminararbeit, die bald abgegeben werden muss, die neue Website oder das Projekt, welches bald beendet sein sollte.
  • In Abschnitt B sind Deine Prioritäten zu finden, mit denen Du möglichst viel Zeit verbringen und sie selbst erledigen solltest. Vor allem neues zu lernen, langfristige Projekte und wichtige Aufgaben ohne Deadline finden hier Platz.
  • Der C Abschnitt beschäftigt sich mit einfachen Aufgaben, die Zeit fressen und die für Dein Vorankommen nicht wichtig sind. Hierzu zählen E-Mails beantworten, Telefonanrufe oder Meetings, die Dich nicht weiterbringen. Aufgaben aus dem C-Bereich solltest Du, wenn möglich delegieren.
  • Zuletzt schreibst Du alle unwichtigen Dinge, die zu Deiner Prokrastination beitragen in das D-Feld und versuchst sie zu eliminieren. Hierzu zählen das Surfen im Internet, daddeln am Handy oder lange Pausen mit Kollegen. Schränkst Du den D-Bereich ein, erhältst Du bereits viel freie Zeit.

Ich persönlich versuche meine A-Aufgaben in der ersten Tageshälfte zu erledigen, um die restliche Zeit an den B-Prioritäten arbeiten zu können.

 

Keine Ablenkungen am Arbeitsplatz

Dein Arbeitsplatz sollte möglichst frei von Ablenkungen sein. Dazu zählen Spielgeräte, Fernseher, Smartphones oder belebte Plätze. Je weiter weg eine Ablenkung, z.B. Dein Smartphone, von Dir ist, desto unwahrscheinlicher ist es auch, dass Du Dich ablenken lässt.

Ich empfehle sogar, das Handy – wenn das für Dich machbar ist – den größten Teil des Tages auszulassen. Ich schalte das Handy nicht vor der Mittagspause ein, Martin ist sogar nicht vor 15 Uhr zu erreichen. Bis dahin hast Du die wichtigste Ablenkung in Deinem Alltag – das Handy – aus der Gleichung geschafft.

Für den Laptop oder Computer gilt, dass Du nur die Tabs geöffnet haben solltest, die Du zum Arbeiten brauchst. Push-Benachrichtigungen auf dem Laptop sollten ausgeschaltet sein.

Mit etwas Übung kannst Du Dich dann messerscharf fokussieren und fühlst Dich nicht mehr abhängig von ständigen Ablenkungen auf Social Media oder durch Spiele.

Frauenhände mit Kaffeetasse und Handy im Hintergrund Schreibtisch mit Ordnern und Laptop

Immer und überall das Handy und Social Media bereit? Wenn Du produktiver werden möchtest, ist das eine wichtige Baustelle!

 

Freedom!

Dies ist eine Verfeinerung des letzten Punktes. Freedom.to ist eine App, die es Dir gestattet, das Internet oder nur bestimmte Websites für eine bestimmte Zeit lang zu blockieren.

Das bedeutet, dass Du nicht ständig zwischendurch, wenn Du eigentlich eine Pause bräuchtest, im Internet surfst, “schnell mal” Emails oder Facebook checkst.

Du meldest Dich bei der App an, stellst ein Zeitintervall ein, für das Du ablenkungsfrei arbeiten möchtest (z.B. 4 Stunden), blockierst bestimmte Websites (z.B. Facebook, Instagram, Pinterst, Yotube, Gmx, Gmail, Urlaubspiraten, …), und drückst auf Start.

Sobald Du auf diese Websites gehen willst, werden sie blockiert. Großartig!

Freedom ist sehr einfach, aber sehr effektiv – keine Ausreden mehr, keine Ablenkung!

 

Pareto-Prinzip oder 80/20

Ist Deine Aufgabe klar und hast Du Deine Priorität gesetzt, solltest Du Dir noch klarmachen, welcher Teil Deiner Arbeit am meisten zum Erfolg beiträgt. Nach Pareto erreichen wir mit 20 % unseres Zeitaufwandes 80 % der Ergebnisse. Gerade bei Aufgaben, bei denen nicht 100 % Perfektion erwartet wird, kannst Du damit enorm Zeit sparen.

Gib Dich bei Aufgaben auch mit „Gut“ zufrieden. Dies wird Dir nach der Regel 80 % der Zeit sparen und es gelingt Dir einfacher, Aufgaben abzuschließen, statt ewig an der Perfektion zu pfeilen.

Praktisch bedeutet dies bei einer Präsentation die Hauptpunkte fertigzumachen und ein schlüssiges Konzept zu erarbeiten. Anschließend kannst Du sie einem Kollegen oder Freund zeigen und fragen, was noch fehlt. So kommst Du deutlich schneller zum Ziel als bereits das perfekte Design oder unnötige Zusatzinformationen zu integrieren.

 

Sei proaktiv, nicht reaktiv

Mit proaktiv ist gemeint, dass Du zuerst Deine wichtigsten Aufgaben angehst und umsetzt, bevor Du reaktiv wirst.

Reaktiv – das bedeutet, auf Emails, Briefe und SMS zu reagieren, die Dich nur ablenken oder Dir die nächsten Aufgaben zuspielen.

Du darfst reaktiv sein … aber zuerst sei proaktiv. Setze Deine Aufgaben um, ergreife die Initiative, gehe auf andere zu.

Proaktive Menschen handeln, anstatt gehandelt zu werden.

Proaktive Leute spielen den Ball, bevor er sie spielt.

Selbst wenn die Umstände die Auswahl einschränken, wird eine proaktive Person herausfinden, wo sie ihre Entscheidungsfreiheit noch ausüben kann.

 

Plane 50 % mehr Zeit ein

Wie jeder Student und die meisten Selbstständigen bin ich ein Meister darin, zu unterschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert und mache mir deshalb zumeist selbst unnötigen Stress. Beobachte für eine Woche, wie lange Du Dir für eine Aufgabe Zeit gibst und wie lange sie tatsächlich dauert. Zumeist dauert die Aufgabe 50 % länger als geplant, dies kannst Du dann beachten.

Mithilfe der Eisenhower Matrix kannst Du Dir einzelne Prioritäten für den Tag setzen. Hast Du eine Aufgabe, für die Du 4 h einplanst, nimm diese als einzige Priorität für den Tag. Die restliche Zeit kannst Du dann mit Aufgaben aus dem B-Feld füllen.

 

Pausen einplanen – die Pomodoro Technik

Um langfristig produktiv zu bleiben, sind Pausen sehr wichtig. Ähnlich wie beim Krafttraining braucht Dein Gehirn Zeiten der Regeneration, um weiter leistungsfähig zu sein. Wenn Du produktiver werden möchtest, beginnt das bei ausreichend Schlaf und einer guten Schlafhygiene. 7 Stunden sollten das Minimum sein, wenn Du psychisch oder physisch stark arbeitest, solltest Du mehr Zeit einplanen.

Zudem solltest Du für jede Stunde Arbeit etwa 10 Minuten Pause einplanen. Hier kannst Du die Pomodoro-Technik nutzen: In jeder halben Stunde arbeitest Du 25 Minuten und machst dann 5 Minuten Pause. So bleibst Du langfristig produktiv und hast über den Tag verteilt viele Erfolgserlebnisse.

Bei schwereren Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern, arbeite ich lieber 90 Minuten am Stück und mache dann 15 Minuten Pause. Du kannst für Dich Deine eigene Einteilung finden, die Dir am meisten liegt und mit der Du am besten arbeiten kannst.

Die Pausen solltest Du dann aktiv oder mit einer kurzen Meditation gestalten, um Dich auf den neuen Arbeitsblock einzustimmen.

 

Meditieren

Eine Meditation sorgt für erhöhten Fokus und mehr Resilienz, was Dich produktiver macht. Auch, wenn Du aktiv etwas tun musst, hilft es Deinem Gehirn zu entspannen und wirklich runterzufahren. Ferngucken oder am Smartphone spielen fühlt sich nach Entspannung an, ist für Dein Gehirn aber deutlich anstrengender.

Die Meditation, welche bei mir für den höchsten Fokus sorgt, ist die Anapana-Meditation, welche bei einem Vipassana-Kurs gelehrt wird. Sie soll Deinen Geist fokussieren und schärfen:

  1. Schließe Deine Augen und nimm eine bequeme Position mit aufrechtem Rücken ein.
  2. Lass Deinen Atem natürlich fließen, ohne ihn aktiv zu beeinflussen.
  3. Konzentriere Dich auf die Fläche zwischen Deiner Oberlippe und den Nasenlöchern. Was spürst Du? Wo kommt die Luft hinein, wo tritt sie aus? Was passiert bei der Einatmung, was bei der Ausatmung?

Führe die Meditation für die Länge Deiner Pause oder morgens nach dem Aufstehen aus. Sollten Deine Gedanken abdriften, führe sie langsam wieder zurück zu Deinem Atem und dem Bereich über der Oberlippe. Du wirst schnell merken, wie Du fokussierter bist und Dir im Alltag mehr Kleinigkeiten auffallen.

Erschöpfte junge Frau vor überfülltem Schreibtisch

Meditieren hilft dabei, im Kopf Ordnung zu schaffen und Dich stressresistenter zu machen.

Bewegen

Bewegung und Sport halten Dich gesund und sorgen für eine gute Durchblutung. Besonders Ausdauersportarten eignen sich hervorragend, damit Dein Hirn gut durchblutet ist und bestens arbeiten kann.

Ein Spaziergang am Morgen bereitet Dich gut auf den Arbeitstag vor, kurze Pausen mit Hampelmännern, Liegestützen oder Klimmzügen helfen ebenso. Versuche Dich den ganzen Tag leicht körperlich zu betätigen, um bis abends konzentriert zu bleiben und nicht erschöpft nach Hause zu kommen.

Zudem ist anstrengender Sport am Abend dann kein „Muss“ mehr. Hast Du Dich den ganzen Tag bewegt und kleine Kraftübungen in den Tag mit eingebaut, ist das Fitnessstudio oder die Joggingrunde freiwillig.

Bewegung im Alltag kann übrigens auch so aussehen, dass Du im Stehen arbeitest. Stehtische sind wirklich effektiv, wenn Du produktiver werden möchtest. Du kannst sie selbst bauen, indem Du einen Tisch mit zwei leeren Bierkästen erhöhst, oder zu einem guten Hersteller wie Ergotopia greifst.

 

Richtige Nahrung und Nahrungsergänzung

Damit Du Dich lange konzentrieren kannst, brauchst Du auch die richtige Ernährung sowie einige Nahrungsergänzungsmittel, die helfen können. Dazu zählen:

Cholesterin senken mit Ernährung Lachs Eier Nüsse Avocado

Eine gesunde Ernährung ist immer eine gute Investition – in Dich selbst!

Fazit – Produktiver werden ist eine Frage der Technik

Um erfolgreich zu sein, musst Du nicht 24/7 arbeiten. Mit einer gut durchdachten Planung und der richtigen Priorisierung kannst Du Deine Ziele erreichen und trotzdem Zeit für Deine Liebsten und die Dinge, die Dir wirklich wichtig sind, schaffen.

Mit der Eisenhower-Matrix, klaren Pausen und einem guten Zeitplan sowie einer gesunden, blutzuckerstabilisierenden Ernährung und Nahrungsergänzung steht dem nichts mehr im Wege, wenn Du produktiver werden möchtest.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

 

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