Zeit sparen – 6 Wege zu mehr Produktivität

Zeit sparen - Erschöpfte Frau am Schreibtisch

Zeit sparen im Alltag kann einen großen Unterschied auf Deine Produktivität und Deinen Stress haben – denn die vielen kleinen und großen Dinge, die Dich von wichtigen Dingen abhalten, sind überwiegend … überflüssig.

Wie Du das erkennst und wieder mehr Zeit im Alltag und auf der Arbeit dafür hast, um produktiver und weniger gestresst zu sein, erfährst Du hier.

Wie am besten Zeit sparen?

Unsere Wohlstands- und Konsumgesellschaft verleitet uns zu „immer höher, immer weiter, immer besser“. Wir verbrauchen gedankenlos die unterschiedlichsten Ressourcen und wundern uns erst, wie wichtig etwas ist, wenn wir es nicht mehr haben (Passend dazu dieses Lied).

So eine Ressource ist die Zeit. Zeit ist die wichtigste nicht erneuerbare Ressource in Deinem Leben. Denke einmal über diesen Satz nach.

Das Leben geht immer vorwärts, nicht rückwärts. Zeit ist wohl der einzige Rohstoff in Deinem Leben, der endlich und nicht recycelbar ist. Erdöl als Kraftstoff lässt sich biologisch erzeugen, Baumwolle wächst nach, doch Zeit geht unwiderruflich verloren. Deswegen solltest Du Dir auch als Ziel setzen, Deine Zeit gut und sinnvoll zu nutzen. Zeitmanagement ist dafür der Schlüssel.

Aber leider beobachte ich heutzutage eher das Gegenteil: Die Menschen werden gehetzter, nehmen sich zu viel vor in zu kurzer Zeit, rennen durch ihr Leben, ohne nach links und rechts zu schauen. Und ehe sie sich versehen, sind sie 40 und müssen mit Burnout in psychologische Behandlung. Was ist da falsch gelaufen mit der Zeit?

Heute bekommst Du Tipps, Deine Tage wieder mit mehr Leben zu füllen, anstatt Dein Leben mit Tagen (Cicely Saunders). Wie Du wieder mehr Zeit für Dich hast – und für sinnvolle Tätigkeiten. Und wie Du Dir auf diesem Wege sehr viel weniger Stress zumutest.

 

Zeit sparen im Alltag

Zeit sparen Tipps – 6 erprobte Wege

Zeit sparen #1: Weniger wollen – loslassen.

Wir sollen unsere Zeit möglichst gut nutzen. Das heißt, 24/7 möglichst viel erledigen und möglichst viel schaffen, oder?

Nein, natürlich nicht. Wir wollen unsere Tage mit Leben füllen. Das heißt einerseits natürlich, viel schaffen und erleben, aber (wichtig!) in einem für Dich angenehmen Tempo. Viel zu schaffen ist gut, solange es Dich nicht belastet, sonst wird es nur … zur Last. Deswegen musst Du lernen, auch mal los zu lassen:

  • Du musst nicht jede freie Minute optimal nutzen
  • Du musst nicht 10 Hobbys parallel verfolgen in der kurzen Freizeit, die Du hast
  • Du musst auch nicht noch ein zusätzliches Projekt auf der Arbeit annehmen, wenn Du ohnehin schon hart am Limit bist.

Konzentriere Dich lieber auf weniger Projekte und Events, dafür aber zu 1000%! Das klingt esoterisch, ist aber der vielleicht wichtigste Punkt, der Dich produktiver macht.

Einfach mal loslassen … akzeptieren, dass Du nicht alles schaffen kannst, ist schon mal ein ganz wichtiger Schritt (für weiteres siehe #4).

Passend dazu zwei Zitate:

  • Men do not care how nobly they live, but only how long. Although it is within the reach of every man to live nobly but within no men’s power to live long – (Seneca)
  • Nature is not rushing. Yet it is everything accomplished – (Lao Tsu)

Lass das mal kurz wirken… gut. Weiterlesen 🙂

 

Zeit sparen #2: Weniger Multitasking

Multitasking ist nicht immer zielführend. Wenn Du drei Aufgaben zu erledigen hast, und jede Aufgabe in etwa 30% Deiner maximalen Konzentration/Aufmerksamkeit erfordert, dann können alle drei Aufgaben doch problemlos gleichzeitig erfüllt werden, oder?

Das ist leider eine Milchmädchen-Rechnung. Drei Sachen gleichzeitig erledigen bedeutet nicht, alle drei in der Zeit, die für eine Sache benötigt wird, auch zu schaffen. Am Ende brauchst Du durch Multitasking länger, als wenn Du die Aufgaben einzeln und nacheinander erledigst.

Obwohl eine einfache Aufgabe nur 30% Deiner maximalen Aufmerksamkeit erfordert: Wenn Du Dich nicht zu 100% darauf konzentrierst, brauchst Du dafür am Ende länger. Für gutes Zeitmanagement also wichtig: Kein Multitasking mehr!

 

Zeit sparen #3: Zeitfresser eliminieren

Das sind all die kleinen Aufgaben, die Dir zwischendurch einfallen und die Du schnell in ein paar Minuten erledigen kannst. Es sind reine Routine-Aufgaben wie Emails und SMS schreiben, Telefonate, Besorgungen, Botengänge, Reparaturen, kurz gesagt: Notwendige, periodisch wiederkehrende Tätigkeiten. Das Problem bei diesen Zeitfressern ist, dass sie wichtigere Aufgaben unterbrechen.

Es dauert ca. 20 un-unterbrochene Minuten, bis Du bei einer Aufgabe in den Flow kommst. Flow ist ein großes Ziel, um produktiver zu werden. Den Flow kannst Du aber unmöglich erreichen, wenn Du ständig durch Kleinigkeiten unterbrochen wirst.

Die Lösung: Zeitfressende Aktivitäten sammeln (auf einem Notizblock/To-Do-Liste) und gesammelt erledigen. Heißt: Wenn Du gerade eine wichtige Aufgabe erledigst, und Dir fällt ein, dass Du noch die Wäsche abnehmen und bei XY anrufen musst:

Dann schreibe Dir beides auf einen Zettel, der neben dem PC liegt. Wenn Du fertig bist, haben sich evtl. noch mehr solcher Dinge angesammelt, und Du erledigst alles auf einmal, möglichst schnell.

Das hat auch den Vorteil, dass Dir bei Deiner vorherigen Aufgabe nicht dauernd im Kopf herumschwirrt, dass Du noch dies und das erledigen muss und nicht vergessen darfst.

Also nochmal für’s Zeitmanagement: Aufgaben sammeln, aufschreiben, zusammen erledigen.

 

Zeit sparen #4: Zeitverschwender ignorieren

Zeitverschwender sind Dinge, die Du folgenlos ignorieren kannst. Zu den wichtigsten Zeitverschwendern gehören normalerweise:

  • Fernseher
  • Soziale Medien
  • unwichtige Diskussionen
  • Termine mit Leuten, die Du nicht leiden kannst
  • unwichtige Vorlesungen/Meetings
  • Tägliche Telefonate mit der Mutter/besten Freundin/usw. Täglich? Reicht nicht auch weniger?

Überlege Dir also einfach mal, welchen Aktivitäten Du täglich nachgehst, oder Angewohnheiten, über die Du nicht groß nachdenkst, und überlege kritisch, ob sie überflüssig sind oder nicht.

Smartphones bekommen einen eigenen Punkt, da sie sowohl Zeitverschwender als auch Zeitfresser sind.

 

Zeit sparen #5: Smartphone weglegen

Da unsere Medien-Gesellschaft dem digitalen Burnout immer näher kommt, nun ein paar Tipps, wie Du Dich etwas vom Smartphone distanzieren kannst. Warum Du das machen solltest? Laut Focus verbringt der Durchschnitts-Deutsche (im Alter zwischen 20 und 30 Jahren) täglich 3 Stunden am Handy.

3 Stunden sind durchaus realistisch. Du siehst: Das ist einfach zu viel!

Was dazukommt: Diese kleinen Benachrichtungen auf dem Handy – das befriedigende Vibrieren oder Blinken, wenn eine SMS/Facebook-Like/etc. ankommt – sorgen zwischendurch für kleine Dopamin-Schübe, die sehr schnell abhängig machen; denn Dopamin ist ein Glückshormon, das für Suchtverhalten verantwortlich ist.

Oft merken wir das erst, wenn das Handy mal einen Tag ausbleibt. Dann kommt FOMO – Fear Of Missing Out oder: Die Angst, etwas zu verpassen. Aber die Welt dreht sich auch ohne Dich weiter, wenn Du Dich mal für ein paar Stunden auf wirklich Wichtiges konzentrierst, anstatt ständig erreichbar zu sein.

Für viele bedeutet es auch Stress, ständig und immer erreichbar zu sein und immer gleich zurück zu schreiben. Unter uns: Du musst nicht immer erreichbar sein auf WhatsApp, Facebook und Co.!

Wenn etwas wirklich wichtig und dringend sein sollte, dann werden Dich die beteiligten Personen anrufen. Ist es nicht wichtig und dringend, reicht es völlig, wenn Du erst am Abend aufs Handy schaust und allen Leuten gestaffelt zurückschreibst (s. Zeitfresser). Die allermeisten Dinge sind nicht dringend.

4 Tipps für weniger Smartphone und besseres Zeitmanagement am Smartphone:

  • Deaktiviere jedes Piepsen, Blinken und Vibrieren von JEDER App auf Deinem Handy. Auch Facebook, Twitter, WhatsApp – Alles! Lediglich Anrufe sollten noch durchkommen.
  • Mache Dir eine Zeit aus, z.B. früh um 9 und abends um 21 Uhr, in denen Du SMS und Emails beantwortest. Den Rest des Tages bleibt Dein Handy einfach liegen. Reagiere nur auf Anrufe und, wenn Du selbst etwas Dringendes nachschauen oder schreiben musst.
  • Die Leute werden schnell lernen, dass Du nicht nach 5 Minuten auf eine SMS antwortest.
  • Out of sight, out of mind (Aus dem Auge, aus dem Sinn): Hab Dein Handy nicht immer griff- und sichtbereit. Soll heißen: Lege es in eine Schreibtisch-Schublade oder in eine Tasche, anstatt direkt vor Deine Nase. Wenn es ständig da liegt, ist es eine zu große Versuchung. Und eine zu große Ablenkung.

 

Zeit sparen #6: Weniger Tagträumen, mehr Fokus

„Schlimme Tagträumer“ verbringen laut einer Studie 57% ihrer wachen Zeit täglich mit Tagträumen1! Das sind im Schnitt 9 Stunden täglich, denen sie Träumereien nachgehen, anstatt Sinnvolleres zu erledigen.

Tagträumen ist Urlaub vom Denken, und das ist natürlich wichtig. Aber in manchen Situationen kann Tagträumen einfach nur kontraproduktiv sein: Wenn Du gerade Wichtigeres zu erledigen hast. Deswegen lass uns abschließend einen Blick auf die Hintergründe dieses Phänomens werfen:

Warum tagträumen wir?

  • Wir sind nicht glücklich oder mit der aktuellen Situation nicht zufrieden
  • Wir sind überarbeitet und brauchen mal wieder eine Pause
  • Wir nehmen die eigentliche Aufgabe nicht ernst genug
  • Unser Geist ist unruhig und schweift zu sehr ab

 

Was ist die Lösung?

  • Stelle Dir die folgende Frage: Ist diese Aufgabe jetzt gerade wirklich wichtig? Wenn nicht – lass sie. Für eine Weile. Man muss ja nichts erzwingen.
  • Nimm Dir heute Abend mal 1-2 Stunden Zeit nur für Dich – ohne Verpflichtung, ohne TV, ohne Handy, nur Du. Und dann geh schon 1-2 Stunden früher in’s Bett (s. gesunder Schlaf). Du wirst am nächsten Tag merken, warum ich das sage.
  • Meditation: Wenn ich an eine Aufgabe herangehe und ständig mit den Gedanken in der Weltgeschichte unterwegs bin, dann meditiere ich 10-15 Minuten. 10-15 Minuten sind nicht viel, wirklich nicht, aber für die nächsten 3-4 Stunden ist meine Produktivität um 50-100% erhöht. Meditieren lernen kann wirklich jeder 🙂

Setz Dich einfach bequem hin, schließe die Augen und gebe den Gedanken nach…2-5. Oder erfahre hier und hier mehr über Meditation und wie Du es einfach in Deinen Alltag integrieren kannst.

 

Fazit – Mehr Zeit im Alltag, mehr Produktivität, weniger Stress

Natürlich könnte man zu diesem Thema ein Buch schreiben. Ist schon geschehen, hundertfach. Meine liebsten 3 Bücher diesbezüglich sind:
Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben*
Thrive: Finding Happiness the Blue Zones Way*
The Blue Zones: 9 Lessons for Living Longer From the People Who’ve Lived the Longest*
Ich hoffe , dass Du aus diesem Artikel einiges mitnehmen konntest, um wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu haben:

  1. Weniger aufbürden, auch mal nein sagen
  2. Weniger Multitasking
  3. Zeitfresser eliminieren
  4. Zeitverschwender ignorieren
  5. Smartphone weglegen
  6. Weniger Tagträumen

 

Hast Du Anmerkungen zu diesem Artikel? Was fandest Du gut, was hat Dir gefehlt? Über welche Themen würdest Du gerne mehr erfahren? Ich freue mich über Deinen Kommentar 🙂

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Quellenverzeichnis

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